In deze eerste uitgave van dit nieuwe jaar nemen we u verder mee in onze visie op prestatieverbetering door kennismanagement. Verder doen we kort verslag van ons bezoek aan de KM Europe 2002 conferentie in Londen.

Het aan- of afmelden voor deze nieuwsbrief kunt u doen via onze website http://www.zetetic.nl.

Indien u opmerkingen, commentaar of mededelingen heeft dan kunt u deze sturen aan: nieuwsbrief@zetetic.nl.

U kunt zich aan- of afmelden voor deze nieuwsbrief via onze website: http://www.zetetic.nl.

De business kan worden gezien als het leidend perspectief voor kennismanagement. De business komt tot uiting in de producten en/of diensten die een organisatie levert en de manier waarop zij dat doet: de missie, visie, doelen en strategie. De business van een organisatie wordt bepaald doordat een organisatie specifieke kennis heeft op bepaalde gebieden, ook wel kerncompetentie genoemd. Deze specifieke kennis zorgt ervoor dat een onderneming kan concurreren en een zekere mate van continuïteit kan realiseren. Kennis is daarmee van strategisch belang voor een onderneming en moet daarom goed onderhouden worden.

Door de toegenomen snelheid waarmee ontwikkelingen en veranderingen zich in de markt opvolgen, wordt het voor organisatie steeds belangrijker om bestaande kennis zo goed mogelijk in te zetten en nieuwe kennis te ontwikkelen. De wijze waarop een organisatie dit organiseert is van grote invloed op de strategievorming van de onderneming en daarmee de business. Anderzijds bepaald de businessstrategie van de onderneming welke kennis er nodig is. Er is, zoals weergegeven in bovenstaand figuur, sprake van een wisselwerking tussen kennis en business.

Deze wisselwerking betekent enerzijds dat op basis van de bestaande situatie een analyse kan worden gedaan om vervolgens te komen tot een ontwerp voor verbetering. Anderzijds zijn ontwikkelprocessen of beter gezegd leerprocessen noodzakelijk om een voortdurend proces van verbetering en verandering te realiseren. De wisselwerking tussen kennis en business noodzaakt daarom tot een aanpak waarin ontwerpen en ontwikkelen verenigd zijn en elkaar versterken. In het boek 'Informatieplanning; puzzelen met beleid' van Hopstaken en Kranendonk wordt voor eenzelfde aanpak gepleit voor informatieplanning. Deze aanpak wordt hierin aangeduid met de term organiseerproces. Een term die ook wij hier verder zullen hanteren.

Een voorbeeld van ontwerpen is het inventariseren en analyseren van de kennis die nodig is om de bedrijfsprocessen uit te kunnen voeren en de kennis die hiertoe beschikbaar is. Hieruit ontstaat een discrepantie op basis waarvan bepaald kan worden welke kennis verworven moet gaan worden. De 'inhoud' staat hierin voorop. Vanuit deze benadering wordt vaak gesproken over het beheer(s)en van kennis in organisaties. Een benadering die zijn beperkingen heeft gezien het feit dat het onmogelijk is om alle aanwezige kennis in kaart te brengen. Slechts een beperkt en vaak minder belangrijk deel van de kennis is expliciet of kan expliciet gemaakt worden en kan dus daadwerkelijk beheer(s)t worden.

Een voorbeeld van ontwikkelen is het bewerkstelligen van een cultuur voor kennisdelen en leren in de organisatie, waarbij de idealen, doelen en belangen van personen en groepen een belangrijke rol spelen. Het 'leren' staat hierin voorop. Vanuit onze visie een benadering die beter aansluit bij kennismanagement. Het invoeren van kennismanagement is immers geen recht pad van A naar B dat vooraf bedacht, ontworpen en ingevoerd kan worden.

Centraal in het organiseerproces voor kennismanagement staat de afstemming tussen de vier perspectieven zoals die in ons model worden onderkent en het van daaruit ontwikkelen van een kennisinfrastructuur. Zowel de kennis (en andere resources), de organisatie als de technologie zijn hierbij ondersteunend aan de business. De organisatie en de technologie zijn op hun beurt ondersteunend voor de kennis die nodig is voor de business. De kennisinfrastructuur bestaat daarmee uit een organisatorische en technologische component die er voor zorg moet dragen dat het 'leren' zo goed mogelijk wordt ondersteund. De business bepaald de 'inhoud' ofwel wat er geleerd moet worden.

In de volgende nieuwsbrief wordt uitgebreider ingegaan op het organiseerproces in relatie tot kennisinfrastructuren en de rol die de externe omgeving hierbij speelt.

Een van de diensten die Zetetic aanbiedt is het begeleiden en uitvoeren van pakketselecties. Hierbij richt Zetetic zich specifiek op 'KM-gerelateerde' systemen. De volgorde is hierbij duidelijk: eerst de kennismanagement processen organiseren en vervolgens kijken naar welke ondersteuning hierbij gewenst is. Vanuit de kennismanagement processen is het vervolgens gemakkelijk aan te geven welke eisen aan een dergelijk pakket gesteld moeten worden.

Zetetic maakt voor het uitvoeren van pakketselecties gebruik van een standaard methode bestaande uit de volgende stappen: interviews en deskresearch, opstellen programma van eisen (inclusief knock-out criteria), opstellen longlist, opstellen shortlist, organiseren productpresentaties en het uiteindelijke advies.

Zetetic kan een dergelijk traject op een snelle en kwalitatief hoogstaande wijze voor u uitvoeren door:

• een standaard aanpak;
• gedegen kennis van de  beschikbare pakketten op de markt;
• veel ervaring en kennis uit eerdere trajecten;
• onafhankelijkheid ten aanzien van de pakketten op de markt;
• goede contacten met een groot aantal leveranciers in de markt, waardoor deze snel te benaderen zijn.

In de meeste gevallen kan een dergelijk traject op basis van fixed price worden uitgevoerd.

Daarom nodigde hij nodigde iedereen uit om in de middag een workshop van ruim twee uur bij te wonen om hands-on ervaring op te doen met een aantal simulatie- en managementgames die zijn ontwikkeld in samenwerking met Celemi. Dat betekende een wijziging in het programma. Na even over de beursvloer te hebben gelopen vind ik dat niet zo heel erg. Er staan net als voorgaande jaren voornamelijk stands van softwareleveranciers van kennismanagement oplossingen en de meeste daarvan ken ik al. Na te hebben geluncht ga ik richting de aangekondigde workshop, waar het inmiddels al behoorlijk druk is geworden.

De workshop wordt druk bezocht en het is goed dat ik eerder binnen ben gekomen, want er zijn uiteindelijk meer gegadigden dan plaatsen. Voor deze mensen rest niets anders dan op een afstandje meekijken en meeluisteren. Na een korte introductie door Karl Erik Sveiby zelf, wordt in groepjes enthousiast aan de slag gegaan met de verschillende games als Tango en Apples & Oranges. Tango is een uitgebreide simulatiegame die inzicht verschaft in hoe een kennisintensieve organisatie gerund moet worden en is gebaseerd op het idee van het Intellectueel Kapitaal. Apples & Oranges is een wat compactere game die zich richt op het besturen van een organisatie in het algemeen.

Opvallend is het effect dat de games al na twee ronden spelen hebben. De groep mensen die elkaar vooraf geen van allen kende, ontpopt zich als een heus management team dat felle discussies voert over de te volgen bedrijfsstrategie en te ondernemen acties. De betrokkenheid van de deelnemers is groot. In mijn groep zaten managers en consultant van bedrijven uit Duitsland, Engeland, Hongarije, Zweden en Rusland. Opvallend was dat het verschil in cultuur van de verschillende deelnemers tijdens het spelen heel duidelijk naar boven komt.

Tot slot heb ik nog de mogelijkheid gehad om een discussie aan te gaan met Karl Erik Sveiby over het feit dat dit soort games meestal gericht is op bewustwording bij het management en veel minder vaak op de mensen op de werkvloer. Hoe kunnen we er nu voor zorgen dat ook de werkvloer zich bewust wordt van het nut van kennis delen? Zijn antwoord ligt voor de hand: 'Dat is de taak van het management'. Waarop ook hij een glimlach niet kan onderdrukken en vervolgens aangeeft dat ook managers geholpen zouden zijn met de juiste instrumenten om deze taak goed uit te kunnen voeren. Simulaties, rollenspellen en trainingsprogramma's kunnen daaraan een goede bijdrage leveren. In de markt is dan ook een trend waarneembaar in de toenemende vraag en ontwikkeling van dit soort instrumenten.